Priority - plánujete nebo hasíte?

Ve svém profesním životě jsem toto slýchával v mnoha firmách od mnohých lidí. Ona známá věta “Nevím, co dělat dřív…”

Podle mě nejcennější vlastnost manažera je schopnost nastavování priorit. Kdo chce a umí nastavovat priority, umí i rozhodovat a za svá rozhodnutí přijímat odpovědnost. Kdo dokáže nastavit správně priority, je vítěz.

Co je nejdůležitější?

Co je nejdůležitější v tuto danou chvíli?

Co je nejdůležitější v dlouhodobém pohledu?

To jsou otázky, které si kladu velmi často, vlastně denně, a podle nich si plánuji svůj program.

Na začátku je sice pouze myšlenka, přání, čeho chci dosáhnout, ale jak praví klasik, přání je otcem myšlenky. A abych dosáhl splnění své myšlenky, či chcete-li snu, nastavím si ideální scénu, tedy dokonalý, konečný stav projektu, kterého bych chtěl dosáhnout, pokud bych měl neomezené zdroje všeho, a termín kdy bych chtěl této ideální scény dosáhnout.

  1. Ideální scéna

Do 3 let chci mít nejznámější galerii s uměním v České republice.

Abych to dokázal, musím tomu věnovat energii, čas, peníze i další zdroje.  Dále se musím rozhodnout, jaké kroky udělat a čemu se budu věnovat. Záměrně neříkám „musím vědět, co budu dělat”, protože dost často na začátku netušíme, co nás po cestě k cíli čeká a čemu se budeme muset věnovat. S novými projekty nutně přichází „AHA“ efekt, tedy moment, kdy pochopíme dříve nesrozumitelný problém.

  1. Dílčí cíle

Vytyčím si dílčí cíle, které vedou k ideální scéně.

Abych mohl být nejznámější galerií, musí mě znát co nejvíc lidí – musím oslovit cílovou skupinu….

To „plodí” další a další podúkoly a činnosti. Nakonec tedy skončíme u dlouhého seznamu věcí, které je potřeba udělat TEĎ a TADY či je mohu posunout na jiné pevné datum, a činností, které je nezbytné dělat pravidelně.

  1. Proces nastavení priorit

Nyní nastává stav, kdy přichází otázka: „Co mám dělat dřív?“  Mám se věnovat denní rutině - „maličkostem“, které generují běžný chod byznysu ? Nebo se raději zaměřit  na strategické kroky a organizaci s dlouhodobým efektem, které mi ve finále pomohou realizovat můj byznys kvalitněji, rychleji a s delší životností?

Ano, musíme dělat obojí! 😊 A ano, nejde vše dělat najednou, když mám 10 věcí, které je nutné zařídit najednou. Musím si vybrat - co, kdy, a v jakém pořadí.  

Můj systém práce je v nastavování priorit na denní bázi, kdy vytvářím mix jednoduše řešitelných i když neodkladných úkolů s věcmi strategického charakteru, které chci nastavit dlouhodobě.

Preferuji lepší organizaci oproti zběsilé exekutivě s vidinou rychlého zisku. Raději se na začátku budu věnovat o týden déle nastavení systému, abych pak mohl pracovat 3 krát efektivněji, rychleji a bez zbytečných chyb. Zpětně se špatně dohledává, co se kde podařilo, nebo co se kdy pokazilo.

Rád používám klasický denní diář, kam si píšu, co si přeji  ten den udělat. A ještě raději pak odškrtávám splněné úkoly.  A pokud je nemohu z nějakého důvodu dokončit, přepíšu je jako nový úkol do dalších dnů. Stránka v diáři musí v závěru dne představovat "čistý stůl".

Dříve jsem při  řízení velkého týmu používal online nástroje (např. Wrike), sdílené dokumenty, to-do list atd.  Nyní je používám především pro stanovení strategických a dlouhodobých úkolů. Na denní bázi mám rád papír a tužku.

Systémů je mnoho a je fajn, když si najdete ten svůj, který vám vyhovuje a budete v něm pracovat v týmu. Protože základem úspěchu je sdílení těch správných informací ve správný čas. O tom zase někdy příště.

 

A co vy? Hasíte nebo plánujete? A co vám nejvíce pomáhá?

 

Back to Top